Exigez une organisation rigoureuse de votre courrier
Evitez l'accumulation de votre courrier
Découvrez pourquoi l’externalisation de la gestion de courrier avec un secrétariat à distance peut être la solution qu’il vous faut.
Pour éviter de perdre des informations importantes, des impératifs ou des échéances, la gestion du courrier doit être strictement organisée. Si la logistique du traitement du courrier n’est pas correctement organisée, cela peut entraîner des pertes, des erreurs de classement ou encore des dépenses supplémentaires.
À mesure que le volume de documents augmente, cette tâche peut rapidement devenir complexe. Elle prend également beaucoup de temps.
Les services de courrier entrant et sortant constituent une part importante des opérations quotidiennes d’une entreprise et comprennent la réception, le traitement, l’impression, l’emballage et l’envoi de courrier et de colis.
Il est important de gérer correctement le courrier pour éviter qu’il ne s’accumule. Selon l’entreprise, l’employé chargé du traitement du courrier entrant et sortant peut avoir à traiter des volumes de courrier différents. Les documents doivent être triés, séparés, traités et agrafés quotidiennement selon les procédures établies.
La gestion du courrier, qu’est-ce que c’est ?
L’administration postale comprend l’ensemble des tâches et des processus liés à la réception, au tri, à la rédaction de réponses, à l’emballage et à la facilitation du courrier au sein de l’entreprise.
La gestion du courrier entrant et sortant est une tâche importante au sein de l’entreprise.
Le responsable ou la personne chargée du traitement du courrier peut être responsable de grands ou de petits volumes de courrier (selon l’activité). Ce courrier doit être trié, consulté, catégorisé, traité et archivé quotidiennement, conformément aux procédures établies.
Quelle organisation pour son service courrier ?
Un service de courrier efficace permet aux responsables et aux autres employés de suivre leur correspondance.
La personne responsable de la gestion du courrier (courrier papier, e-mail, livraison et réception) peut utiliser un logiciel de numérisation, une plateforme d’archivage de documents ou archiver le courrier papier après la gestion du courrier.
La gestion simplifiée du courrier peut inclure :
- Réponses types personnalisées
- Mise en œuvre d’un plan de classement
- Établir une procédure de traitement claire et communément définie.
Parce que les erreurs ou omissions dans la gestion administrative du courrier peuvent conduire à :
- Des pertes ou erreurs entraînant des retards
- Des erreurs dans le classement et l’archivage des documents
- Des coûts supplémentaires résultant d’un traitement inadéquat
Les avantages de la mise en œuvre d’un système de gestion du courrier sont la réduction des délais de réponse, la diminution des coûts de traitement et l’élimination des étapes intermédiaires et fastidieuses.
Bénéficiez de capacités de gestion électronique de documents (GED) entièrement personnalisables et adaptées à votre secteur grâce à notre partenaire ZeenDoc.
Nos prestations de gestion du courrier
L’équipe de Gestion Services 17 dispose des compétences nécessaires pour vous soutenir et vous accompagner dans la mise en œuvre des processus de gestion du courrier en fonction de vos besoins.
Nous opérons à plusieurs stades de la gestion de courrier :
- Dépouillement et premier tri
- Analyse et traitement des courriers entrants
- Rédaction et mise à la signature des courriers sortants avant les envois
- Mise sous pli, adressage et affranchissement
- Gestion de boîte(s) e-mail(s)
- Dématérialisation des courriers et mise en place d’un plan de classement
Les avantages de l’externalisation
Vous manquez de temps pour trier votre courrier, comme les factures des fournisseurs et les prospectus ? Ne laissez pas votre paperasse s’empiler, externalisez la gestion administrative de votre courrier avec Gestion Services 17.
Nous traitons et classons les informations de chaque lettre en utilisant notre logiciel de dématérialisation ZeenDoc ou par le biais de solutions traditionnelles de classement papier.
En faisant appel à un prestataire de services externe, vous évitez les tâches administratives liées à l’embauche et à la gestion des secrétaires et des assistants (entretiens, salaires, congés, etc.). Vous gagnez du temps et pouvez vous concentrer sur votre activité principale et vos clients.
De façon ponctuelle ou régulière, avec Gestion Services 17, vous pouvez moduler votre prestation en fonction de vos besoins.
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